Власнику фірми: перші кроки

Простори належать організації, а не окремій людині. Для них потрібен план організації з клієнтськими просторами: окремо для однієї людини і для фірми, ціна залежить від кількості співробітників. Про умови для фірм дивіться сторінку «Клієнтські простори для юридичних фірм». План оплачують у кабінеті організації, у розділі «Оплата». Для клієнтів простори безкоштовні, а бухгалтер фірми не займає місця в плані.

Без чинного плану наявні простори можна переглядати, але нові простори, запрошення, документи й рахунки в них створити не вийде.

Якщо Ви працюєте самостійно і ще не маєте організації, відкрийте «Простори» в особистому кабінеті. Вкажіть назву своєї практики і натисніть «Почати роботу з клієнтами». Ми створимо організацію, де Ви власник, і перемкнемо кабінет на неї. Колегу чи помічника можна запросити пізніше, нічого не переносячи.

У кабінеті організації відкрийте «Простори»: блок «Перші кроки» підкаже, що зробити. Натисніть «Підключити Google Диск», а на наступній сторінці «Підключити Google Drive». Google попросить увійти в обліковий запис і дозволити доступ до файлів, створених через «Моя Справа».

Після підключення на Диску з'явиться папка «Моя Справа». Для кожного простору в ній створюється своя папка.

У «Просторах» натисніть «Новий простір». Заповніть:

• Назва простору — її бачить і клієнт. Зручно писати клієнта і суть справи: «ТОВ Вигадка — стягнення боргу».
• Клієнт — назва компанії або ім'я людини. Для компанії можна вказати ЄДРПОУ. РНОКПП людини ми не запитуємо.
• Відповідальний адвокат — хто веде клієнта. Ця людина стає учасником простору.

Натисніть «Створити простір». Якщо Google Диск уже підключено, простір одразу отримає свою папку.

На вкладці «Огляд» нового простору є список «Перші кроки»: запросити клієнта, створити папку на Google Диску (якщо простір створено до підключення Диска), покласти перший документ, додати справу і строк. Кожен крок позначається сам, щойно його виконано. Список можна сховати кнопкою «Сховати».

Відкрийте «Організація» в меню кабінету. У блоці «Запросити колегу» вкажіть пошту, оберіть, хто це («Співробітник» або «Бухгалтер») і роль («Учасник» або «Адміністратор»). Натисніть «Запросити».

Посилання прийде на вказану пошту і діє 7 днів. Прийняти запрошення можна, лише увійшовши саме з цією адресою.

Хто що може:

• Власник і адміністратори бачать усі простори, створюють нові, запрошують людей, підключають Диск і змінюють налаштування.
• Учасник працює лише в тих просторах, куди його додали.
• Бухгалтер бачить лише рахунки фірми і не займає місця в плані. Бухгалтерів може бути не більше двох.

Якщо рахунки клієнтам має перевіряти бухгалтер, на сторінці «Організація» в блоці «Рахунки з просторів» натисніть «Рахунки з просторів погоджує бухгалтер». Позначте бухгалтера кнопкою «Зробити бухгалтером» навпроти імені.

Тоді рахунок адвоката спершу потрапляє до бухгалтера, а номер отримує лише після погодження. Без бухгалтера цю функцію увімкнути не можна.

Реквізити фірми і довідник послуг з цінами ведуть власник, адміністратор або бухгалтер. Без реквізитів адвокати не зможуть виставляти рахунки.

Відкрийте простір, вкладка «Учасники»:

• «Додати колегу» — оберіть співробітника організації, якого ще немає в просторі.
• «Запросити клієнта» — впишіть пошту клієнта і натисніть «Запросити». Клієнт отримає лист і ввійде з цією адресою.

Прибрати людину можна через «⋯» → «Вилучити з простору». Разом з цим зникає і доступ до файлів на Google Диску.

Вкладка «Налаштування» (бачить лише фірма):

• Назва, клієнт і відповідальний адвокат — можна змінити будь-коли.
• Google Диск — посилання на папку простору. Кнопка «Дозволити редагувати» дає клієнту право редагувати відкриті йому документи. За замовчуванням клієнт може лише переглядати й коментувати.
• Листи клієнту про засідання — нагадування клієнту напередодні засідання. Увімкнено за замовчуванням, можна вимкнути.
• Мої листи про цей простір — Ваші власні нагадування.

Коли справу завершено, у «Налаштуваннях» натисніть «Перенести в архів». Простір залишиться видимим учасникам і клієнту, але без змін і нагадувань. Повернути його можна будь-коли кнопкою «Повернути з архіву». Архівні простори відкриваються перемикачем «Архів» у списку просторів.